Immer häufiger finden während der Geschäftszeiten und in den Pausen private Aktivitäten der Arbeitnehmer über das Internet statt. Werden Privatnachrichten über einen geschäftlichen E-Mail-Account empfangen und versendet, können erhebliche Probleme für Arbeitgeber entstehen. Diese verschärfen sich, sobald die private E-Mail-Nutzung gestattet oder über einen bestimmten Zeitraum geduldet wird.
TKG findet Anwendung
Ist die private E-Mail-Nutzung erlaubt, fallen Arbeitgeber in den Anwendungsbereich des TKG. Danach sind sie Telekommunikationsdiensteanbieter i.S.d. § 3 Nr. 6 TKG, welche unter anderem zur Wahrung des Fernmeldegeheimnisses aus § 88 TKG verpflichtet sind. Im Rahmen dessen ist nicht nur eine Überwachung des geschäftlichen E-Mail-Verkehrs unzulässig, sondern beispielsweise auch die Einsicht in E-Mail-Konten im Rahmen einer Vertretung durch Arbeitskollegen während der Abwesenheit von Mitarbeitern. Grund dafür ist, dass private E-Mails hierbei unbefugt zur Kenntnis genommen werden könnten. Dies würde einen Verstoß gegen das Fernmeldegeheimnis darstellen, was für den Arbeitgeber zivilrechtliche oder sogar strafrechtliche Folgen hätte.
Unvereinbarkeit mit der neuen Pflicht zur E-Mail-Archivierung nach GoBD
Zu weiteren Konflikten führt die am 01.01.2017 in Kraft getretene GoBD-Neuregelung, die Unternehmen zur digitalen Archivierung von empfangenen und versendeten Geschäftsmails verpflichtet. In diesem Fall steht das Fernmeldegeheimnis der geforderten automatischen Speicherung sämtlicher E-Mails entgegen. Erforderlich wäre die Trennung von Privat- und Geschäftsmails, was einen großen Aufwand darstellen würde.
Handlungsempfehlung: Verbot der privaten E-Mail-Nutzung
Nicht zuletzt aus datenschutzrechtlichen Gründen empfiehlt es sich daher, Arbeitnehmern den Austausch von Privatnachrichten über ihren geschäftlichen E-Mail-Account vollständig zu untersagen. In diesem Fall ist das TKG nicht einschlägig, sodass auch die Pflicht zur Wahrung des Fernmeldegeheimnisses aus § 88 TKG entfällt. Eine Kontrolle des geschäftlichen E-Mail-Verkehrs sowie die Archivierung von Geschäftsmails i.S.d. GoBD sind somit einfacher umsetzbar. Gleichwohl ist das Bundesdatenschutzgesetz weiter zu beachten.
Arbeitgeber sollten das Verbot ausdrücklich verhängen. Insbesondere um Beweisproblemen vorzubeugen, eignet sich ein schriftliches Verbot, welches zusätzlich von jedem Arbeitnehmer unterzeichnet wird. Dieses kann mit einer Internet und E-Mail Policy verknüpft werden, was Rechtssicherheit im Unternehmen schafft. Darin lassen sich auch weitere kritische Sachverhalte zur IT-Sicherheit regeln.
Bei Fragen können Sie sich gerne an uns wenden. Wir unterstützen Sie bei der schriftlichen Ausarbeitung einer E-Mail und/oder Internet Policy in Ihrem Unternehmen.